Eine sorgfältige und strukturierte Artikelpflege in Billbee bildet das Fundament für einen effizienten, fehlerfreien und skalierbaren Versandprozess mit beeShip. Die Qualität Ihrer Artikeldaten beeinflusst direkt die Leistungsfähigkeit Ihres gesamten Logistiksystems – von der Bestandsverwaltung über das Picking bis hin zum Versand.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, welche Aspekte der Artikelpflege besondere Aufmerksamkeit verdienen und wie Sie durch eine optimale Datenpflege Ihre Prozesse deutlich verbessern können.
Die SKU (Stock Keeping Unit) ist das zentrale Identifikationsmerkmal für jeden Artikel in Ihrem System. Für eine reibungslose Integration zwischen Billbee und beeShip müssen Sie folgende Aspekte beachten:
- Einzigartigkeit: Jeder Artikel muss eine absolut eindeutige SKU besitzen.
- Konsistenz: Verwenden Sie ein einheitliches Format für alle SKUs.
- Vermeiden von Sonderzeichen: Um Systemkompatibilität zu gewährleisten, sollten Sie in SKUs auf Sonderzeichen wie /, , %, &, *, #, etc. verzichten.
- Strukturierte Nummerierung: Erwägen Sie ein systematisches Benennungsschema, das Produktkategorie, Varianten und andere relevante Informationen codiert (z.B. T-BLAU-M für blaues T-Shirt in Größe M).
Wichtig: Eine fehlende oder doppelte SKU ist eine der häufigsten Ursachen für Probleme bei der Auftragsabwicklung und führt zu vermeidbaren Verzögerungen.
Die EAN (Europäische Artikelnummer) bietet eine standardisierte Identifikation:
- Internationale Standardisierung: EAN-Codes sind global anerkannt und unterstützen internationale Geschäftstätigkeit.
- Scanbarkeit: EAN-Codes können mit Standardbarcode-Scannern erfasst werden.
- Optional, aber vorteilhaft: Während EANs nicht zwingend erforderlich sind, beschleunigen sie Inventurprozesse und reduzieren Fehler.
Praxistipp: Falls Sie sowohl mit SKU als auch mit EAN arbeiten, empfiehlt es sich, in Ihrem beeShip-System zu definieren, welches der primäre Identifikator sein soll.
Jedes physische Produkt sollte mit einem Barcode ausgestattet sein:
- Standardisierung: Verwenden Sie einheitliche Barcode-Formate (z.B. Code128, EAN-13).
- Positionierung: Platzieren Sie Barcodes an gut zugänglichen und konsistenten Stellen.
- Lesbarkeit: Achten Sie auf ausreichende Größe und Druckqualität.
- Inhaltliche Identifikation: Der Barcode sollte idealerweise die SKU oder EAN enthalten.
Unterstützungsangebot: Sollten Sie Unterstützung bei der Erstellung von Produktetiketten benötigen, bietet beeShip:
- Integrierte Etikettendruck-Funktion: Erstellen und drucken Sie Produktetiketten direkt aus dem System.
- Anpassbare Vorlagen: Gestalten Sie Ihre Etiketten nach Ihren Anforderungen.
- Individuelle Beratung: Das beeShip-Team berät Sie gerne zu optimalen Etikettierlösungen für Ihre spezifischen Produkte.
Die präzise Definition von Lagerplätzen ist entscheidend für schnelles Auffinden von Artikeln und effiziente Kommissionierungsprozesse.
- Vollständige Zuweisung: Jeder Artikel muss einen eindeutigen und aktuellen Lagerplatz in Billbee haben.
- Aktualität: Halten Sie die Lagerplatzinformationen stets auf dem neuesten Stand, besonders bei Umstrukturierungen.
- Multistandort-Management: Bei mehreren Lagern achten Sie auf klare Differenzierung der Lagerplatzzuweisungen.
Die Struktur Ihrer Lagerplatzbenennungen sollte einem klaren, logischen System folgen:
Empfohlenes hierarchisches Format: ZONE-REGAL-EBENE-FACH
Beispiel:
- A-1-A (Zone A, Regal 1, oberste Ebene, erstes Fach)
- A-1-B (Zone A, Regal 1, oberste Ebene, zweites Fach)
- B-3-C (Zone B, Regal 3, dritte Ebene, drittes Fach)
Vorteile einer systematischen Lagerplatzvergabe:
- Wegeoptimierte Picklisten: beeShip kann Picklisten erstellen, die den kürzesten Weg durch das Lager ermöglichen.
- Intuitive Navigation: Neue Mitarbeiter können sich schneller einarbeiten.
- Fehlerreduktion: Die Wahrscheinlichkeit, dass Artikel am falschen Ort abgelegt werden, sinkt erheblich.
- Inventuroptimierung: Systematische Zählungen werden vereinfacht.
Empfehlung für Wachstumsunternehmen: Planen Sie Ihr Lagerplatzsystem von Anfang an skalierbar. Lassen Sie Raum für Erweiterungen und vermeiden Sie Systeme, die bei Wachstum komplett umgestellt werden müssen.
Korrekte Gewichtsangaben sind für die automatische Versandkostenberechnung und die Auswahl des passenden Versanddienstleisters unerlässlich.
- Nettogewicht: Das reine Produktgewicht ohne Verpackung.
- Bruttogewicht: Das Gesamtgewicht inklusive der produktspezifischen Verpackung (nicht der Versandverpackung).
Wichtig: Beide Gewichtsangaben sollten in Billbee für jeden Artikel hinterlegt sein.
- Korrekte Versandkostenermittlung: Vermeidung von Nachzahlungen oder überhöhten Vorauszahlungen.
- Optimale Versanddienstleisterwahl: Automatische Zuweisung zum kostengünstigsten oder geeignetsten Dienstleister.
- Verbesserte Kundenzufriedenheit: Transparente und faire Versandkosten von Anfang an.
- Effizienter Versandprozess: Vermeidung von Nachwiegen und manuellen Korrekturen.
Praxistipp: Überprüfen Sie Gewichtsangaben stichprobenartig bei Wareneingang, um Abweichungen frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren.
¶ Versanddienstleister-Zuordnung
Eine vorausschauende Zuordnung von Versanddienstleistern zu Artikeln kann den Versandprozess erheblich beschleunigen.
¶ Voreingestellte Versanddienstleister
- Artikelspezifische Zuordnung: Weisen Sie jedem Artikel einen Standard-Versanddienstleister zu.
- Begründete Auswahl: Berücksichtigen Sie Produkteigenschaften, typische Zieldestinationen und Kosteneffizienz.
- Flexibilität bewahren: Die Voreinstellung sollte bei Bedarf manuell überschreibbar sein.
Billbee bietet leistungsstarke Automatisierungsmöglichkeiten, die Sie unbedingt nutzen sollten:
Beispiele für sinnvolle Regeln:
Gewichtsbasierte Regeln:
- "Wenn Gewicht unter 1 kg, dann Deutsche Post"
- "Wenn Gewicht zwischen 1-10 kg, dann DHL"
- "Wenn Gewicht über 10 kg, dann Spedition"
Destinationsbasierte Regeln:
- "Wenn Lieferland nicht Deutschland, dann UPS"
- "Wenn Lieferland in EU, dann DPD"
- "Wenn Lieferland außerhalb EU, dann FedEx"
Artikeltyp-basierte Regeln:
- "Wenn Kategorie 'Gefahrgut', dann spezieller Gefahrgutversand"
- "Wenn Kategorie 'Kühlware', dann Express-Kühlversand"
Kombinierte Regeln:
- "Wenn Gewicht über 5 kg UND Lieferland außerhalb EU, dann DHL Express"
Vorteile der Automatisierung:
- Zeitersparnis: Manuelle Entscheidungen entfallen.
- Konsistenz: Gleiche Artikel werden immer gleich behandelt.
- Kostenoptimierung: Automatische Auswahl des günstigsten geeigneten Versandwegs.
- Fehlerreduktion: Menschliche Fehlentscheidungen werden minimiert.
- Eindeutige Identifikation: Jede Variante (z.B. unterschiedliche Farben/Größen) benötigt eine eigene SKU.
- Konsistente Benennung: Verwenden Sie ein einheitliches Muster für Variantennamen (z.B. Basisprodukt-Farbe-Größe).
- Klare Hierarchie: Bei Produktsets sollten sowohl das Set als auch die Einzelkomponenten korrekt erfasst sein.
Detaillierte Produktinformationen unterstützen den gesamten Prozess:
- Detaillierte Beschreibungen: Helfen bei Rückfragen und Identifikation.
- Produktkategorien: Ermöglichen gruppierte Auswertungen und Automatisierungen.
- Zerbrechlichkeit: Kennzeichnung fragiler Produkte für besondere Behandlung.
- Spezialversand-Anforderungen: Kennzeichnung von Produkten mit besonderen Versandanforderungen.
¶ Bestandsgenauigkeit
- Regelmäßige Inventuren: Planen Sie regelmäßige Bestandsprüfungen.
- Bestandsschwellen: Definieren Sie Mindestbestände für automatische Nachbestellungen.
- Echtzeitaktualisierung: Stellen Sie sicher, dass Bestandsänderungen sofort in allen Systemen sichtbar sind.
Lösung:
- Überprüfen Sie, ob jeder Artikel eine eindeutige SKU hat
- Stellen Sie sicher, dass Barcodes korrekt und lesbar sind
- Implementieren Sie ein klares Benennungsschema für Produktvarianten
Lösung:
- Führen Sie eine vollständige Lagerplatzüberprüfung durch
- Schulen Sie Mitarbeiter zur korrekten Lagerplatzaktualisierung
- Implementieren Sie Scanprozesse bei Artikelverschiebungen
¶ Problem: Versandkosten werden falsch berechnet
Lösung:
- Überprüfen und aktualisieren Sie alle Gewichtsangaben
- Stellen Sie sicher, dass Bruttogewichte die Produktverpackung beinhalten
- Kalibrieren Sie Ihre Wiegeinstrumente regelmäßig
Eine sorgfältige und vollständige Artikelstammdatenpflege ist nicht nur ein technisches Erfordernis, sondern ein strategischer Wettbewerbsvorteil. Sie bildet die Grundlage für:
- Skalierbarkeit: Wachsen Sie ohne proportionale Zunahme von Fehlern und Verzögerungen.
- Effizienz: Reduzieren Sie manuelle Eingriffe und beschleunigen Sie den gesamten Versandprozess.
- Kundenzufriedenheit: Liefern Sie pünktlich, fehlerfrei und zu transparenten Kosten.
- Mitarbeiterzufriedenheit: Reduzieren Sie Frustration durch klare und eindeutige Prozesse.
- Kostenoptimierung: Minimieren Sie Fehler, Nacharbeit und ineffiziente Versandwege.
Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Artikel in Billbee sorgfältig zu pflegen – diese Investition wird sich durch einen reibungsloseren Betrieb mit beeShip vielfach auszahlen.